Come creare un Report Social: la guida definitiva

Dopo aver creato un Google Spreadsheet, al primo foglio inserirete un dataset, comprensivo di colonne così valorizzate:

• ID > n che assegnerete a ogni post
• GIORNO, MESE, ANNO, per creare con una formula, la DATA completa nella casella di fianco
• ORA > utile per distinguere facilmente più post pubblicati nell’arco della stessa giornata, che avranno comunque un ID diverso a distinguerli
• CANALE > specificherete il canale su cui avete pubblicato quel determinato post (Facebook o Instagram)
• FORMAT > come anticipato prima è fondamentale a rendere questo report davvero utile
• COPERTURA, INTERAZIONI ed ER tracciati per singolo post (e a piacere commenti, clic, condivisioni, ecc)

Questo è un esempio che riassume 10 ipotetici giorni di gennaio, con i relativi post pubblicati, divisi per singolo format e valorizzati con i dati che avrete ricavato autonomamente dai Contenuti della pagina.

Procedete, come sopra, con i dati ricavati da Instagram.

I primi giorni del mese dovrete inserire i nuovi dati, ricavati sul mese precedente per fare un confronto attendibile. Per maggiore coerenza del report è importante che li ricaviate sempre negli stessi giorni del mese.

Al secondo foglio vi invito a tenere traccia della crescita della fanbase che può variare ciclicamente.

Valorizzate il vostro foglio così:

• MESE > riferito sempre al precedente (se, per esempio, tracciate il dato il 1° marzo questo farà riferimento al numero massimo di fan ottenuti fino al giorno prima, quindi: febbraio)
• ANNO > fondamentale per fare un confronto, alla fine di ogni anno, per identificare eventuali parallelismi o divergenze con l’andamento dell’anno precedente
• CANALE > come riferimento stiamo utilizzando Facebook e Instagram
• INCREMENTO > calcolato con una semplice formula da ripetere sulla colonna

Potrete, inoltre, ricavare dei grafici che ne traccino l’andamento e che possano aggiornarsi automaticamente all’inserimento di nuovi dati.

Il terzo foglio lo dedicheremo ad un insieme di tabelle Pivot che ci aiuteranno ad avere uno spaccato più approfondito delle informazioni che abbiamo ottenuto.

Nella prima parte suggeriamo di creare degli slot dedicati al singolo canale, evidenziato in grigio vedrete come questo report può essere applicato sia a Facebook che a Instagram.

I dati inseriti sono casuali e ripetuti per facilitare la comprensione dei grafici.

Con quali formule li abbiamo ricavati*:

• l’Average di Copertura > La somma di copertura di ogni singolo post del mese, diviso il numero di post pubblicati quel mese
• l’Average di Interazioni > La somma di interazioni di ogni singolo post del mese, diviso il numero di post pubblicati quel mese
• l’Average di Copertura su base fan > il primo dato di questo elenco rapportato alla fanbase
• l’Average di Interazioni su base fan > il secondo dato di questo elenco rapportato alla fanbase

Possiamo poi monitorare l’andamento dei format filtrato per canale: o Facebook, o Instagram. Ci aiuterà a comprendere quale format:

• performa meglio/peggio
• possiamo rimuovere a beneficio di qualcosa che generi più interazioni
• necessita miglioramenti

Un altro dato significativo che possiamo valorizzare è la Somma di Copertura e Interazioni mensili confrontate con il numero di post mensili, definiti dalla Conta degli ID.

*È da questa tabella che possiamo ricavare i dati precedentemente citati con un semplice formula e senza dover perdere tempo con la calcolatrice.

Una volta che ogni mese sarà valorizzato avrete uno spaccato chiaro valido sull’anno.

Infine, sempre in questo foglio, potete anche valorizzare altri grafici che rappresentino l’andamento annuale di tutti i post, valorizzati per Copertura e Interazioni totali, di ogni singolo post.

Grazie al foglio dei Charts ci siamo  già fatti un’idea precisa di quale format performi meglio e quale necessiti un miglioramento.

Nel 4° foglio che consigliamo di creare potrete approfondire l’analisi valutando ogni format singolarmente e capire se questo:

• stia migliorando/peggiorando
• presenti dei picchi e, se sì, a cosa questi siano dovuti

Filtrate quindi la vostra tabella pivot per Canale (o uno o l’altro), per format e per data.

Segue un esempio.

Ma non è finita qui! Siccome mi sento particolarmente buona voglio darti accesso a questo file di esempio che puoi consultare: lo trovi qui. 

Siamo quasi alla fine. Forse.

Facendo analisi occorrono anche un pizzico di creatività e astuzia. Potete aggiungere dati o fogli al vostro report? Certo! Questa è la base di partenza. Ogni analisi poi merita di essere personalizzata e curata nel dettaglio in base alle specifiche esigenze.

In questa fase non potrò guidarvi, sta a voi far correre il cricetino sulla ruota, capire cosa state guardando e dove migliorare la vostra strategia.

Sicuramente potrete porvi queste domande:

• il calo che state subendo su questo format a cosa può essere dovuto? 
  • calo delle vendite?
  • qualità scarsa del contenuto pubblicato?
  • testi plain e poveri d’inventiva?
  • disinteresse da parte dell’audience per questa persona o questo prodotto?
• si tratta di un calo momentaneo o continuativo che penalizza i report e le performance globali di un account?
• come potete migliorare il format?
  • sostituirlo?
  • rivoluzionarlo?
  • ricrearlo con nuovo materiale?
• è necessario ridefinire parte o l’intera strategia?

Qui dovrete lavorare a un report custom: un file ben presentato, chiaro, semplice, con tante belle immagini e grafici.

Per presentare al cliente un report devi, innanzitutto, sapere chi hai davanti e che approccio puoi adottare. Se ti rivolgi a un cliente estremamente impegnato che ha poco tempo da dedicarti, il tuo report dovrà essere chiaro, di comprensione immediata e riassumibile in pochi minuti. Se hai a che fare con qualcuno che ha tempo da dedicarti puoi, invece, approfondire il report con la dovuta minuzie ogni singolo aspetto che lo compone.

Quali dati puoi presentare, in breve:

• incremento della fanbase
• performance annuale, facendo un confronto sui mesi (se avete un rapporto che si protrae da tempo e avete sufficiente materiale per fare un’analisi)
• andamento performance mensili con variazioni
• un confronto sui format: cosa performa meglio e lo specifico andamento

Ricordo, ovviamente, che questo report è personalizzabile e variabile in base alle tue esigenze. 

Siamo certi sarà una guida pratica ed essenziale ad affinare le vostre doti di specialisti dei Social Media, al fine di presentare un lavoro professionale e unico. Non cadete nell’errore/trappola di scaricare qualche report random che, in definitiva, rappresenta grafici di aria fritta e ‘sentiment’ calcolato in base a metriche fantasma. Potete fare molto meglio, da soli!